FACTURA PROFORMA

La factura proforma es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada de una venta. Al  tratarse  de  una  oferta,  si  es  aceptada  por  el  comprador,  será  el origen de un contrato de compraventa. Por tanto, es necesario que contenga todos los datos necesarios para establecer los términos y condiciones de venta.

Asiduamente, las relaciones comerciales internacionales son repetitivas y, por lo tanto, hay empresas que solamente definen en una primera ocasión, al indicar las relaciones comerciales con el comprador, los términos y las condiciones de las compraventas futuras, de manera que en el  futuro se limitan, vendedor y
comprador, a ponerse de acuerdo  en la cantidad de precio y mercancía.

El uso de la factura proforma puede venir debido, en muchos casos, a la necesidad del importador de  la obtención de algún requisito administrativo previo al despacho de aduanas de importación, como puede ser una licencia de importación, la autorización para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa, la apertura de un crédito documentario, etc.

En estos casos, la factura proforma sirve como documento justificativo para la solicitud de algunos de los supuestos comentados anteriormente.

Los datos a consignar en una factura comercial son básicamente los que se especifican en la factura comercial:
• Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador.
• Denominación precisa y cantidad de mercancía.
• Precio unitario y cantidad de mercancía.
• Forma y condiciones de pago.
• Tipo de embalaje.
• Términos de entrega de la mercancía (hace referencia a los términos internacionales de negociación publicados por la Cámara de Comercio Internacional, se aconseja utilizar versión del 2010).
• No es necesario que estén firmadas.
• Estos datos serán los que posteriormente se consignen en la factura comercial una vez confirmado el pedido por parte del comprador.


Las informaciones contenidas en una oferta se resumen, en comercio internacional, en un documento  denominado Factura Proforma que contiene los elementos que configurarán la factura definitiva, en el
caso de que la oferta se materialice en pedido o contrato y no hayan cambiado los datos que en ella se hayan reflejado.

Se trata de un documento de oferta e información expedido por el Exportador en el que se detallan las condiciones en las que el mismo estaría dispuesto a vender una mercadería. Hace, también, las veces de contrato, en especial cuando el vendedor exige pagos anticipados a la entrega de la mercadería, sirviendo asimismo de apoyo para solicitar determinados documentos administrativos.

La Factura Proforma es un reflejo de los que será la factura definitiva (salvo contratiempos), y que sirve al cliente para que al presentarla al banco en su país, formalizar la Apertura del Crédito Documentario, así como solicitar sus correspondientes Autorizaciones de Importación.

La Factura Proforma permite el cliente potencial conoces cómo comprar el producto y pagarlo y, además, iniciar la tramitación administrativa para su información, así como la determinación del
precio definitivo del producto tanto si lo adquiere para autoconsumo como para reventa.

En el aspecto práctico, es una factura normal en la que se hace constar visiblemente la palabra “Proforma”.

Lo solicita el Comprador (Importador) y lo emite el vendedor (Exportador)

La Factura Proforma es una oferta del vendedor y como tal oferta esta sujeta a la aceptación del destinatario de la misma, a no ser que haya establecido un plazo para dicha aceptación, expirado el cual, la oferta se extingue.

La redacción de Facturas Proforma  y definitiva para clientes de los PVD puede variar respecto de la realidad de los envíos, siempre de mutuo acuerdo entre PYME y cliente extranjero, debido a exigencias de este último que pretenden que  se facture menos cantidad de la que se remite, para evadir aranceles e impuestos: en otras ocasiones se le podrá solicitar a la PYME que la mercadería reflejada en la factura sea distinta de la realmente remetida, supuesto que encubre, una clasificación arancelaria favorecida por una valoración aduanera menor e incluso la posible importación de una mercadería prohibida o contingentada; en otros supuestos, se pedirá la facturación de recambios cuando realmente se  mandan máquinas totalmente ensambladas u otras prácticas fraudulentas que se recomienda rechazar. Pero si la PYME se somete ante estas demandas de la clientela, debe tener en cuenta tres factores:

Emisores Competentes: Empresa vendedora.
 
Cumplimentación del Documento
*Fecha, nombre y razones sociales de vendedor y comprador  Cantidad, denominación precisa,  precio unitario y total de la mercadería, así como forma y condiciones de pago.

*Términos de entrega de la mercadería  aunque no se exige específicamente es muy útil usar ICOTERMS.

*Instrucciones del cliente o exigencias del país de destino tales como referencias a licencias de importación, certificados, etc. La Aduana podrá exigir traducción oficial de las facturas que no estén
redactadas en castellano. Podrá aplazarse su presentación en los casos de rápido despacho o fuerza mayor.
Se hace constar en dicho documento la palabra “Proforma”.